مديريت و تفويض اختيار (2)

5- اصول تفويض اختيار

تفویض اختیار از مافوق به زیر دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتنی بر اصول و موازینی است بشرح زیر:
•  تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحیت اساسی و اصلی اخذ تصمیمات مختص مدیر دستگاه است.
•  انتقال اختیارات، مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.
•  تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود زیرا نمی توان کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد.
•  تفویض اختیارات قابل فسخ است و تفویض کننده می تواند اختیارات تفویضی را بعضأ ياکلاً پس بگیرد.‍
•  تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد. یکی از اصول کلی همیشه باید در تفویض اختیار رعایت شود حفظ نظارت مرکزی است. مسئولیتی که مدیر دستگاه در قبال تحقق هدفهای عالی سازمان دارد ایجاب می کنند که نظارت مرکزی را برای خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگیری شود.
اساسی ترین پیش شرطهای تقویض اختیار موثر عبارتند از:
•  مدیر مایل باشد به زیر دست آزادی عمل واقعی بدهد و بدین وسیله کارها و وظایف خودرا به وی واگذار کند.
•  ارتباطات آزاد بین مدیر و زیر دست برقرار باشد.
•  مدیر بتواند عواملی چون فرهنگ سازمانی را بررسی و درست تجزیه و تحلیل نماید و نیز شرایط انجام کارها و توانائیهای زیردستان را به شیوه ای مناسب تجزیه و تحلیل كند.
•  مشخص کنید که چه کارهایی را می توانید به دیگران واگذار کنید.
•  باید تصمیم گرفت که چه کارهایی را باید به چه کسانی محول نمود.
•  باید سیستم بازخورد نتایج به وجود آورد.

6- شرايط و فرايند تفويض اختيار

به نظر چستر بارنارد برای اینکه دستوری مشروعیت پیدا کند و از طرف زیردستان مورد پذیرش قرار گیرد لازم است چهار شرط زیر را به طور همزمان داشته باشد:
1. دستور قابل فهم باشد و زیر دست آن را درک کنند.
2. در تصمیم گیری برای اجرای دستور زیردستان باید اعتقاد پیدا کنند که دستور مغایر با هدفهای سازمان نیست.
3. زیردستان باید معتقد شوند که دستور با منافع شخصی آنها همخوانی دارد و در تضاد نیست.
4. زیردستان باید از لحاظ فکری و جسمی قادر باشند دستور را اجرا کنند.
به اعتقاد بارنارد دستوراتی که مدیران صادر می کنند باید با شرایط فوق همخوانی داشته باشد تا زیردستان نیز به دلیل تمایل به همکاری، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرایط فوق و عدم اطاعت زیردستان از دستورات معمولاً مشکلاتی به بار می آوردکه موجب تضعیف شالوده کار گروهی و سازمانی می شود و منافع کارکنان را نیز در معرض خطرقرار می دهد.

7- گام های تفویض اختیار

تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:
1. تعیین نتایج مورد انتظار: اولین قدم در تفویض اختیار این است که مشخص شود از انجام وظیفه چه انتظاری می رود یعنی باید معلوم شود که از انجام فعالیت مورد نظر چه نتایجی باید به دست آید.
2. واگذاری وظایف به زیر دستان: دومین قدم در تفویض اختیار این است که وظایف به زیر دستان واگذار شود و در این مرحله است که بایستی ظرفیت و توانایی هر یک از کارکنان را برای انجام وظایف مورد توجه قرار داد. یعنی استفاده مناسب و مطلوب از نیروی انسانی را باید منظور داشت. در هر صورت، توزیع و تخصیص وظایف بين کارکنان باید متناسب و متوازن باشد.
3. تفویض اختیار لازم: حدود اختیارات باید مشخص و روشن باشد و هیچ گونه ابهامی را در تصمیم گیری به وجود نیاورد. اختیار باید به وظیفه مرتبط باشد و چنانچه وظیفه تغییر یابد حدود اختیار نیز باید متناسب با آن تعدیل شود.
4. تثبیت مسئولیت: فردی که وظیفه ای به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئولیت دارد وظیفه ای را که تقبل کرده است به بهترین نحو ممکن انجام دهد.

8- مزایا و محاسن تفویض اختیار

با توجه به موارد اشاره شده روشن می گردد که تفویض اختیار يك ضرورت و نیاز اساسی بوده و مزایای قابل توجه زیر را دارا می باشد.
•  افزایش بازدهی
• ازدیاد علاقه نسبت به انجام کار
•  تقویت همکاری دسته جمعی
•  تکامل انفرادی
•  جلوگیری از اتلاف وقت مدیران
کریس آرجریس معتقد است که توسعه مسئولیت فردی، هم برای کارکنان و هم برای سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد برای این که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک می کند تا برای تحقق هدفهای سازمان قابلیتها و توانائیهای بیشتری را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمی خواهند مسئولیت بیشتری به آنها تفویض شود یا با مشکلات فزاینده ای که مسئولیت ضرورتاً به بار مي آورد سروکار داشته باشند اما با وجود این، آرجریس مدعی است که شمار کارکنانی که انگیزش آنها را می توان با افزودن یا بالا بردن سطح مسئولیتهایشان متناسب با اختیار بهبود بخشد بسیار بیشتر از آن است که اغلب مدیران تصور می کنند.

9- محدودیتهای تفویض اختیار که مدیر باید به آنها توجه نماید

طبق اصول مدیریت بعضی از کارها قابل تفویض نیست. هر کاری حدودی دارد که نباید از آن تجاوز کرد. در تفویض اختیار، محدودیتهایی را باید مدنظر داشت و نباید جز در شرایط استثنایی و فوق العاده آنرا به زیردستان تفویض کرد. از جمله مواردی که می توان به آن اشاره نمود عبارتند از:
•  امورپرسنلی (کسی که در غیابتان به عنوان جانشنین شما منصوب شده نباید اختیار عزل و نصب همکاران را داشته باشد).
•  تنبیه و اخراج کارمندان قابل تفویض نیست.
•  برنامه ریزی استراتژیک
•  تعیین خط مشی های سازمانی
•  نباید کار را به بیش از یک نفر سپرد. بعضی از مدیران به خیال خودشان محکم کاری می کنند اما چنین کاری مخل مدیریت است.

مراجع:

1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126

منبع: www.mgtsolution.com
/س